O QUE É A PADRONIZAÇÃO DE PROCESSOS E COMO ELA AFETA SUA EMPRESA.

 Pode se dizer que a padronização de processos começou com Taylor em 1911, com a publicação do seu livro “Princípios de Administração Científica” e no desenvolvimento do Taylorismo, que passaram  a analisar de forma científica os processos produtivos.

Consiste em um conjunto de ações sistemáticas que visam padronizar o processo produtivo, de modo que as atividades sejam feitas sempre da mesma forma, garantindo que o melhor método para realizar determinado processo seja utilizado.

Problemas gerados pela falta de padronização de processos:

São vários os problemas que a falta de padronização nos processos pode acarretar, abaixo estão listados alguns deles.

• Variabilidade no produto final:

Quando não há padronização nos processos produtivos, os funcionários realizam suas atividades de forma individual e diferente uns dos outros para um mesmo processo. Alguns podem dedicar mais cuidado e qualidade em seu trabalho enquanto outros não, resultando em produtos finais com qualidade e aspectos diferentes.

• Queda de rendimento e produtividade:

Em uma produção onde os processos não são bem definidos, a quantidade de retrabalho por motivos de erros básicos é enorme, pois os trabalhadores não possuem conhecimento claro do passo a passo de execução.

Além disso, os funcionários precisam se desgastar muito mais para executar suas tarefas e compreender como devem ser realizadas, isso gera cansaço e desmotivação, resultando em baixa produtividade.

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• Baixo controle dos processos:

Quando uma empresa não possui um processo produtivo bem definido e documentado, há uma enorme dificuldade em conseguir planejar e controlar os processos por completo. Isso geral dificuldade em enxergar e corrigir problemas existentes na produção, bem como, impossibilita melhorias, otimização e inovação.

Técnicas para a padronização de processos:

Assim como são vários os problemas, também há diversas técnicas e ferramentas que contribuem para a padronização da produção, conheça algumas abaixo.

• Mapeamento de processos: 

É uma técnica utilizada para compreender de forma clara e visual como os processos ocorrem dentro de uma empresa através de sequências lógicas. Busca mostrar e identificar cada atividade dentro de um processo, destacando os inputs, ações e outputs através de um fluxograma.

• BPM:

É a abreviação de Business Process Management, que no português é Gerenciamento de Processos de Negócio. É uma forma de gerenciamento que tem por objetivos organizar, sistematizar e simplificar os processos produtivos. Esse conceito e forma de gestão tem muito a contribuir para todos os tamanhos e ramos de empresas.

• Método PDCA :

É um ciclo interativo de melhorias contínuas, comumente usado para aperfeiçoar os processos produtivos e melhor controlá-los. Ocorre baseado em quatro etapas, cuja inicial do nome de cada uma dessas etapas, em ordem, origina o nome desse processo. Essas etapas são Plan (planejar), Do (executar), Check (conferir) e Act (agir).

• 5W2H:

É uma ferramenta administrativa que, feita através de checklist, tem por objetivo definir planos de ação levantando as seguintes questões: O que será feito?  Por quê?  Onde? Quem irá fazer? Quando será feito? Como? Quanto custará?

As iniciais dessas sete diretrizes juntas, em inglês,  formam o nome do processo (5W2H) que, quando bem definido e executado, elimina todas as confusões e dúvidas existentes dentro de um processo produtivo.

Vantagens da padronização dos processos

Após ler sobre os sintomas da falta de padronização de processos e conhecer técnicas para realizá-la, você deve estar se perguntando: quais são as vantagens, afinal?

A padronização de processos garante o aumento da produtividade já que é possível ter maior controle, aperfeiçoamento dos processos, e possibilita plena capacidade de inovação.

Ela gera redução de erros e retrabalho durante os processos, uma vez que estes são muito bem definidos. Reduz rotatividade de funcionários, já que com a padronização os funcionários se tornam mais motivados a trabalhar e possuem menos incertezas sobre seu trabalho.

A padronização também garante o uso eficiente de recursos, transparência da empresa, facilita o treinamento dos funcionários e define o fluxo de atividades. Dessa forma, a empresa conseguirá reduzir custos!

Próximo passo …

Caso o artigo acima o tenha interessado e você acredita que sua empresa precisa implementar a padronização de processos e alavancar os negócios, não perca tempo!  Entre em contato conosco e agende um diagnóstico gratuito para sua empresa.