BPM: Saiba como melhorar o gerenciamento de processos na sua empresa

Definir com clareza quais são as atividades e funções dentro de uma empresa é fundamental para que se possa gerenciá-las da melhor forma possível. Além disso, coordenar essas ações não é uma tarefa simples. Assim, entender como são os processos dentro da sua organização facilita a tomada de decisões corretas e capazes de gerar maiores benefícios econômicos e organizacionais.

Se você sente a necessidade de melhorar a gestão de processos na sua empresa, conhecer e utilizar o BPM pode ser um bom caminho! Descubra neste artigo a sua importância e como aplicá-lo de forma eficiente, ou entre em contato com um consultor da Produção Jr!

O que é um processo? 

No campo empresarial, a ideia de processo está bem ligada ao sequenciamento de tarefas realizadas com o intuito de proporcionar soluções satisfatórias ao cliente. Estas tarefas, quando executadas, transformam matérias-primas, produtos e serviços em resultados com valor agregado. Por levar em conta recursos humanos e materiais, bem como diferentes setores (como fornecedores, funcionários, negociantes e clientes), os processos rompem diversas fronteiras funcionais. 

Nesse sentido, é fundamental que os setores estejam trabalhando de forma equilibrada, harmônica e, principalmente, bem definida, a fim de que a empresa alcance a sua excelência operacional.

Mas, afinal, o que é o BPM?

BPM (Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio, traduzindo para o português) é uma disciplina de gerenciamento de processos que foge das estruturas funcionais tradicionais. Ela permite que as organizações sejam mais eficientes por meio da melhoria contínua de processos. Contudo, não se trata apenas de uma metodologia, mas sim de uma boa aplicação prática de conhecimentos gerenciais com o foco e o intuito de otimizar resultados e melhorar processos de negócio. 

Sua utilização vem aumentando bastante desde os anos 2000, quando começou a ganhar força no mercado. A forma rápida e eficiente com que melhora os processos nas organizações torna o BPM um conceito que tende a contribuir na gestão independentemente do tamanho e ramo de atuação da empresa.

Além disso, seu funcionamento une diferentes capacidades nas empresas: desde a gestão de negócios através de métodos, até a tecnologia de informação e a presença de pessoas preparadas para lidar e trabalhar com as atividades de negócio.

Porém, transformar e melhorar processos não é algo simples de ser feito. Para que o BPM seja aplicado com sucesso, é preciso uma mudança na cultura organizacional da empresa e no comportamento das pessoas. Deixar de lado velhos hábitos para utilizar as melhores práticas de gestão. Outro ponto de atenção é que tudo isso exige comprometimento de quem administra a empresa.

Sendo tratado como prioridade, o BPM pode ajudar a maximizar o desempenho da organização, otimizando recursos e esforços e qualificando produtos e serviços de acordo com os interesses e objetivos dos clientes. 

O que pode estar atrapalhando o gerenciamento?

De modo geral, falhas na organização e na definição clara dos processos são fatores que comprometem o gerenciamento. É importante que a empresa controle e mensure os recursos financeiros, de tal forma que saiba onde melhor aplicá-los, quais projetos priorizar e como calcular os retornos gerados.

Além disso, manter uma comunicação eficiente entre os diversos membros da organização favorece o comprometimento e empenho de todos. Muitas empresas também desconhecem a importância de se determinar responsabilidades objetivas pelos processos, o que na maior parte das vezes dificulta a visualização de funções e o entendimento das tarefas a serem realizadas.

Dentro deste contexto, alinhar as atividades da organização a um Planejamento Estratégico bem estruturado e competitivo alavanca e impulsiona os resultados das aplicações do BPM.

Mapeie seus processos

Em uma empresa onde vários processos interfuncionais são executados, saber visualizá-los de ponta a ponta e conhecer com propriedade a linha produtiva são qualidades que passam pelo Mapeamento de Processos. Com essa ferramenta, pode-se analisar claramente quais áreas e funções do processo são de maior importância, bem como padronizá-los, e identificar responsáveis, recursos, prazos, custos e até mesmo falhas.

E para representar esses processos, entra em ação uma linguagem gráfica conhecida como BPMN (Business Process Model and Notation). Trata-se de um conjunto de símbolos e notações que podem ser utilizadas para descrever graficamente um processo. É fato que, de acordo com o propósito da representação, essa notação pode variar, dando mais enfoque a alguma característica específica do ciclo produtivo, por exemplo.

Dessa forma, registrando-se todas as etapas e informações pertinentes em um sistema de informação, pode-se controlar cada instância, com o objetivo de que todos os passos previstos possam ser executados.

E quais são outras práticas do BPM? 

Por ser um conceito adaptável, são várias as práticas do BPM que podem ser notadas. Vamos a algumas delas:

• Faça um plano de comunicação na sua empresa: integrar ideias e atitudes entre os diversos setores possibilita a troca de conhecimentos e uma melhor orientação na execução das atividades;
• Modele e simule os processos: representar de uma forma simplificada os problemas pelos quais a empresa passa permite que eles sejam enfrentados a partir de decisões bem fundamentadas, e não apenas com base em experiência e intuição;
• Desenvolva indicadores de desempenho: avaliar quais metas foram alcançadas em um determinado período e quais processos não estão de acordo com as expectativas pode ser um bom caminho para corrigir falhas e traçar melhores planos de negócios. 

Logo, se você deseja aumentar a performance da sua empresa por meio da gestão de processos e quer entender mais a fundo sobre o BPM e a sua importância, entre em contato com a Produção Jr! Ficaremos felizes em auxiliá-lo da melhor forma possível e contribuir com o crescimento da sua organização, oferecendo soluções personalizadas e inovadoras! Agende aqui um diagnóstico grátis.