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Saiba como atingir excelência operacional padronizando seus processos!

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Saiba como atingir excelência operacional padronizando seus processos!

A padronização de processos é a forma que muitas empresas encontram para garantir que o seus setores produtivos obtenham qualidade e consistência em suas atividades. É uma versão única de um processo que deve ser feito a partir de tarefas pré-estabelecidas e fixadas. Como resultado, essa prática pode trazer também, um processo com menos perdas, mais transparente e com menos custos.

O que é um processo?

Um processo pode ser definido como o conjunto de ações e atividades realizadas, por meio de ferramentas e insumos necessários, com o objetivo de obter um bem, serviço, ou resultado estipulado.

O que é a padronização de processos?

Agora que você já entende o que são processos, falar sobre padronização de processos fica muito mais fácil. Ela é o ato de organizar e formalizar os processos de forma a obter-se uma uniformização do trabalho que será seguido por seus colaboradores.

Os processos produtivos dentro de uma empresa muitas vezes são realizados por várias pessoas, que precisam saber o que é esperado delas em cada atividade. Caso contrário, podem ser geradas inconsistências no trabalho, visto que cada indivíduo tem sua forma de interpretar e realizar o serviço. Portanto, se mostra necessário que haja uma maneira de estruturar e documentar essa sequência de atividades, transformando-se em um processo que pode ser consultado sempre que necessário pelos colaboradores.

A padronização de processos deve responder às perguntas:

  • Como é este processo? Qual o seu objetivo?
  • Como começa este processo?
  • Como termina este processo?
  • Quem é responsável pelas atividades dentro do processo?
  • Quais são as atividades do processo?
  • Em que ordem essas atividades acontecem?
  • Qual o resultado esperado do processo?

Qual a importância de padronizar processos?

  1. Garante um modelo de trabalho

Ter um processo padronizado é essencial para obter-se um modelo de trabalho. Uma vez feita a padronização, é gerada uma espécie de protocolo, tornando-se obrigatoriedade dos funcionários segui-lo. Dessa forma, o processo será de conhecimento dos colaboradores, os quais farão o trabalho de maneira similar, evitando a necessidade de retrabalhos.

  1. Define um fluxo de atividades

Ao definir um padrão, você estabelece um passo a passo do que deverá ser feito dentro de um processo, isso é caracterizado pelo fluxo de atividades. Por isso, é muito interessante ter os processos documentados para que quando for relatada alguma dúvida, essa mesma seja resolvida rapidamente e sem uma grande quantidade de perguntas frequentes e repetitivas sobre o mesmo processo. Abrindo espaço para questões realmente relevantes dentro da empresa e menor saturação dos funcionários.

  1. Delega atividades ainda sem responsáveis

Outro ponto a ser observado, é que dentro do processo produtivo, existem atividades que ninguém se responsabiliza pelos resultados. Porém, ao se padronizar os processos você cria uma transparência maior em relação às responsabilidades de cada colaborador, fazendo com que cada parte da operação seja responsabilidade de um funcionário. Gerando uma visão clara de quando se deve cobrar um funcionário por causa de certos resultados ou não.

  1. Ajuda a conhecer melhor a sua empresa

O desconhecimento das atividades de uma empresa é uma das maiores dores de cabeça dos gestores e diretores. Muitas vezes, quando não se tem a padronização de processos, o conhecimento de um processo fica na cabeça de um único colaborador, agora imagine se esse funcionário for desligado da empresa? Haveria uma imensa perda de informações, que poderia causar reflexos na qualidade do seu produto final e na organização de sua empresa.

Outro ponto importante na gestão de uma empresa é o entendimento do desempenho em cada etapa de seus processos, entenda mais como isso pode te afetar clicando aqui.

Benefícios gerais da padronização de processos

  • Uso eficiente de recursos
  • Aumento da produtividade
  • Facilidade na gestão de colaboradores
  • Eficiência no treinamento de funcionários
  • Redução de retrabalhos
  • Transparência
  • Custos reduzidos

Os 4 passos para padronizar seus processos

  1. Determine o objetivo da padronização de processos

O primeiro passo para a padronização de processos é saber qual a sua intenção com essa prática. Você gostaria de padronizar as atividades do cotidiano da empresa isoladamente, ou mapear todas as tarefas de forma conjunta? Se a sua ideia é a primeira opção, será necessário algo mais detalhado, enquanto a segunda, você estará lidando com processos ponta a ponta, os quais atravessam as barreiras de departamento e lidam com o que será entregue ao cliente.

  1. Levante as atividades realizadas por seus colaboradores

Essa etapa é essencial para a padronização de processos. Nesta etapa você deve levantar, e compreender, as atividades existentes na produção, portanto, o mapeamento de processos é essencial. Saiba mais sobre o mapeamento de processos clicando aqui, e tome cuidado para não se esquecer de nenhuma etapa.

  1. Envolva os colaboradores de sua empresa

A identificação de processos precisa ser uma prática colaborativa. Portanto é de extrema importância o envolvimento do máximo de pessoas possíveis. Isso ajuda a não deixar nenhuma atividade para trás e a trazer qualidade ao mapeamento do processo. Também é importante lembrar que quando as pessoas participam da construção do processo ao realizar as suas atividades eles se empenharão mais na hora de colocá-lo em pratica.

  1. Simplificar e a manter atualizado os processos.

O excesso de detalhamento das atividades, muitas vezes pode acabar comprometendo o entendimento dos colaboradores, portanto é preciso que se mantenha simples e preciso. Depois que o mapeamento já estiver pronto, é necessário que se mantenha atualizado todas as mudanças e diferenciações do processo, fazendo com que sempre haja um correto uso pelos funcionários.

Padronize seus processos!

Se você gostou dos resultados que a padronização de processos pode trazer para sua empresa e acredita que essa atividade pode ajudar a sua empresa a crescer e se organizar mais ainda, entre em contato com a Produção Jr, agendaremos um diagnóstico gratuito e trabalharemos para deixar sua empresa padronizada e estruturada a fim de atingir a excelência operacional.

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