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Método Kanban: aumente a eficiência da sua empresa

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Kanban é uma palavra japonesa que significa cartões ou sinal. Ele é conhecido como um método organizacional de gestão visual que tem como objetivo mapear todos os processos de fluxo, permitindo uma diminuição dos desperdícios e atrasos. Dessa forma, uma de suas funcionalidades é controlar as tarefas de uma equipe, além da possibilidade de ser adaptado para cada necessidade.

A princípio, a ideia era usar cartões coloridos como os post-its em um quadro para gerenciar abastecimento e estoques para linhas de produção, sem desperdícios e atrasos. Entretanto, essa ideia foi adaptada para gerenciar outros fluxos de processos, por meio de um quadro com listas de tarefas que precisam ser feitas para alcançar os resultados finais.

Abaixo, iremos entender um pouco mais a fundo sobre como o Método Kanban pode ajudar sua empresa a ter uma produção mais eficiente.

Como funciona o Método Kanban?

Normalmente, a gestão de tarefas é dividida em:

Quadro: é o panorama completo do projeto utilizado pela equipe, ele inclui as colunas e os cartões;
Coluna: ela indica a situação e o status de cada cartão. Normalmente, são três: Para Fazer (To do), Em Execução (Doing) e Concluídas (Done). Cada um pode adequar as colunas conforme a necessidade e a realidade da organização;
Cartão: cada cartão tem seu próprio papel em um segmento específico do processo de produção e informa as ações apropriadas a serem tomadas para atingir o resultado final.

Quais os tipos de Kanban no mercado?

Kanban de Produção:

Esse tipo de Kanban tem um sistema voltado para a gestão de tarefas. Ele funciona basicamente com três colunas fundamentais: para fazer, em execução e concluído, mas nada impede que outras colunas sejam acrescentadas ao quadro. É o mais utilizado, sobretudo, por equipes de TI, marketing, contabilidade, entre tantas outras que trabalham com prazos curtos e horários específicos.

Kanban de Movimentação:

O Kanban de movimentação é mais usado no contexto industrial e tem como objetivo fazer o controle das entradas e saídas do estoque, equilibrando a produção com o volume de produtos disponíveis para o mercado. Assim como o de produção, o Kanban de movimentação também funciona com cartões, contendo informações sobre o status do produto, número de estoque do produto, prioridades, alertas, entre outros.

Quais as vantagens de utilizar o Método Kanban?

Limite de trabalhos em andamento:

Quando um limite é determinado para o chamado WIP (Work in Progress, em inglês), a equipe pode definir a quantidade ideal de trabalho que consegue realizar com qualidade e dentro das especificações desejadas. Assim, evita-se a formação de empecilhos ou a realização de tarefas fora dos padrões exigidos.

Priorização de tarefas:

Através da adequação de cores, ordem ou colunas, é possível destacar tarefas para demonstrar o grau de urgência da mesma.

Aumento da produtividade:

Levando em consideração que o Kanban permite às equipes a verem futuras tarefas, não há tempo ocioso. Também, se especifica o que deve ser feito, não sendo necessário o retrabalho.

Redução de custos:

O aumento da produtividade, por sua vez, já proporciona uma redução de custos. Ainda assim, é possível direcionar melhor a equipe com a eficiência e a facilidade trazidas pela metodologia Kanban.

Comunicação mais eficiente :

Através do fornecimento e atualização das informações, o Kanban permite que todos os envolvidos no projeto possam identificar as fases e tarefas que estão sendo executadas. Dessa forma, cada integrante do projeto pode ficar por dentro das informações relacionadas ao trabalho de toda a equipe. Além disso, essa ferramenta possibilita boas práticas de feedback, o que proporciona um ambiente de trabalho mais voltado à melhoria contínua.

Como implementar o Método Kanban na minha empresa?

A implementação pode ser dividida em 4 etapas:

1. Preparar a equipe

Esse momento é importante. Você deve reunir os colaboradores da sua equipe e explicar o novo sistema de trabalho. Por mais simples que o Kanban possa parecer, podem surgir muitas dúvidas.

2. Mapear processos

Essa próxima etapa para a implementação é fazer o mapeamento dos processos. Nesse momento é preciso mapear todos os processos executados pela sua equipe de trabalho, para assim ver quais colunas são necessárias para dar conta de traduzir todos os status que precisam ser feitos.

3. Definir esquema de cores e priorização

É importante definir um esquema de priorização, ou seja, como sinalizar que uma tarefa precisa ser entregue urgentemente. Dessa maneira, é de extrema importância alinhar qual será o papel das cores no seu sistema de gestão, o que elas representarão, como priorização, tipos de tarefas, responsáveis, entre outros.

4. Avaliar para melhorar

Por fim, é importante que a opinião da equipe seja sempre consultada, garantindo a melhoria de pontos que ainda não estejam totalmente de acordo, pois toda nova adaptação pode trazer dificuldades à equipe.

Kanban não é o mesmo que Scrum!

O Kanban, como já foi apresentado, é uma ferramenta utilizada para auxiliar no trabalho da equipe. Ele não é prescritivo ou impõe regras para o trabalho, ele apenas favorece que o time de trabalho execute suas tarefas com mais clareza. Por esse motivo, o Kanban não funciona como um substituto para o Scrum. No entanto, se utilizados juntos, podem ser uma dupla perfeita.

O Scrum é uma metodologia ágil para gestão de projetos. Ele é super utilizado em equipes de desenvolvimento de software, pois reúne um conjunto de boas práticas que facilitam o trabalho em equipes. Ele é extremamente prescritivo, ou seja, para que um projeto dê certo é preciso seguir suas principais recomendações de maneira exata.

Portanto, vimos que o Método de Kanban pode ser uma ótima ferramenta para fazer a gestão de produção e para gestão de tarefas de sua empresa. Essa metodologia revolucionou a forma de administrar o trabalho em equipe, permitindo que todos possam ver como está o andamento dos trabalhos, além de possuir outras inúmeras vantagens. Através dele é possível ter uma produção mais eficiente e sem atrasos.

Caso tenha gostado do conteúdo e deseja entender melhor como deixar a sua produção mais eficiente, leia nosso artigo Gestão à vista.

Agora que percebeu a importância do Método Kanban, entre em contato com a Produção Jr e agende seu diagnóstico online e gratuito para te acompanharmos nesse processo!