Visualização objetiva: descubra o potencial do mapeamento de processos

O Mapeamento de processos é uma técnica onde todas as etapas de um processo são identificadas e ordenadas, indicando também suas entradas, saídas, duração e quem as realiza. Dessa forma, empresas de qualquer tamanho conseguem maior padronização e entendimento dos procedimentos que nelas ocorrem e ainda têm uma maior facilidade em seu controle e planejamento.

Os processos são mapeados desde o chão de fábrica, ou seja, realmente o que faz parte da produção industrial, até a administração, gestão e outras funções, como marketing e vendas, que também possuem um certo protocolo e muitas vezes não é padronizado e muito menos documentado.

O que ganho tendo os processos mapeados?

São muitos os objetivos e vantagens de se ter os processos de uma empresa mapeados. Imagine um gerente poder, sem nem mesmo sair de sua sala, identificar gargalos na produção/execução de um serviço, pensar em melhorias e ter clareza sobre o que cada funcionário deve executar e suas responsabilidades. Seria ótimo, não? E o mapeamento de processos permite isso!

Basicamente, por possibilitar uma visualização detalhada do processo como um todo, em um arquivo ou em folhas impressas, consegue-se analisar com profundidade oportunidades de melhorias e redução de riscos, como por exemplo:

• Redefinição de funções: por permitir a identificação das funções de cada funcionário e suas responsabilidades, observando se algum está sobrecarregado e se existe alguém mais capaz ou oportuno para realização de alguma função, distribuindo as obrigações da melhor maneira possível.
• Otimização da produção: através do mapeamento de processos identificam-se gargalos, entradas e saídas, possibilitando um melhor planejamento e resolução desses problemas, otimizando a produção pela redução do tempo, realização de melhorias e até mesmo por transformações nas suas etapas. Quer saber mais sobre Gargalos de Produção? Clique aqui e acesse nosso conteúdo

• Organização do Layout: é possível ter maior clareza da ordem em que as diferentes etapas acontecem, e, assim, a verificar se a disposição dos equipamentos está adequada para o melhor desempenho da tarefa. (saiba mais em Otimização de Layout e Layout industrial)
• Dependência em um funcionário: quando apenas um funcionário conhece a fundo algum processo, tem-se um risco muito alto no caso do seu afastamento, quando enfrenta-se grande dificuldade de repassar esse conhecimento. Com os mapeamentos, esses são documentados e o repasse possibilitado, agilizando o treinamento de novos funcionários.
• Padronização e documentação: o mapeamento de processos permite que todos os funcionários sejam treinados e realizem as funções de maneira padronizada, o “jeito certo” está documentado e pode estar a vista para que eles se baseiem.
• Qualidade: com a padronização e a definição de funções e responsáveis, é possível cobrar de maneira assertiva que os erros sejam corrigidos e a sua frequência minimizada, o que tende a aumentar a qualidade dos produtos. (saiba mais em Gestão de qualidade e Ferramentas da qualidade)
• Facilita a atividade do PCP (Planejamento e Controle da Produção): esse profissional tem melhor visualização e conhecimento das etapas produtivas, conseguindo gerenciar melhor seu planejamento, com previsão de datas de entrega e margens de erros mais assertivas. (saiba mais em Planejamento e Controle da Produção e Gestão Empresarial).
• Definição de métricas: a cobrança das diferentes áreas fica mais fácil e real com o mapeamento e estipulação de tempo para realização de cada atividade, podendo definir métricas de cobranças de resultados. (saiba mais em Indicadores de desempenho e BSC)

Como posso mapear os processos?

São algumas as etapas para a sua realização:

1. Conversar com os funcionários para saber a realidade sobre quais funções realiza e a forma que as executa.
2. Documentar as atividades realizadas por cada um em um arquivo/folha, detalhando o procedimento etapa por etapa, desde a retirada do material necessário até a entrega para o próximo responsável.
3. Padronização das documentações, de forma que sua análise fique prática e objetiva.
4. Análise de como “deveria ser feito” cada um desses processos, anotando as alterações que deveriam ser feitas.
5. Passagem desses desenhos para um software especializado que permite, de forma visual, a observação dos processos mapeados e o treinamento por meio destes. Nós da Produção Jr Consultoria utilizamos o Bizagi Process Modeler como software de mapeamento.
6. Observação e identificação de pontos de melhoria a serem realizadas e sua possível aplicação.

Exemplo de processo simples mapeado pelo Bizagi Process Modeler.

Cuidado!

Apesar de parecer simples, o mapeamento de processos tem muito potencial, mas para isso precisa estar de acordo com a realidade da empresa, de forma a possibilitar que suas vantagens sejam aproveitadas. Além disso, diferentes processos possuem diferentes níveis de complexidade, existem tarefas muito difíceis de serem mapeadas, onde um especialista é ainda mais recomendado. É justamente com a maior complexidade que costumam-se obter melhores resultados, quando finalmente consegue-se analisar determinadas atividades e seu desempenho.

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Percebeu o quão vantajoso pode ser mapear os processos que acontecem na sua empresa? Interessou-se em realizá-los? Deseja ajuda para a sua realização? Clique aqui para entrar em contato com a Produção Jr Consultoria.