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Pmbok: conheça o guia para gerenciamento de projetos e solucione seus problemas

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Pmbok: conheça o guia para gerenciamento de projetos e solucione seus problemas

O que é gerenciamento de projetos

Gerenciamento de Projetos é definido pelo PMI (Project Management Institute) como a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma eficiente e eficaz. Nesse cenário, o instituto criou o Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um conjunto de melhores práticas na gestão de projetos e base de conhecimento para profissionais da área.

Como o PMBOK pode te ajudar

O Guia não é como uma receita de bolo que deve ser seguido passo a passo, pois, como o livro deixa claro, cada projeto tem suas características e especificidades. Dessa forma, deve ser utilizado como referência e conforme exigido em cada caso.

Quando o projeto não é gerido da melhor forma, é comum que ocorram problemas como os descritos abaixo.

Planejamento falho

O planejamento definitivamente é uma das etapas mais importantes: é onde tudo começa. Um bom gerenciamento de projeto exige um bom planejamento, visto que esse é o momento de traçar o caminho a ser seguido e realizar a divisão de tarefas e responsabilidades entre a equipe.

Para a boa compreensão de suas funções por parte dos integrantes do projeto, a comunicação deve ser eficaz, resultando em um trabalho em equipe eficiente para alcançar as metas e percorrer o passo a passo estabelecidos nessa etapa.

Quer saber mais sobre como tornar sua equipe altamente eficiente? Clique aqui.

Além disso, apesar de projetos serem similares em muitos casos, como já mencionado, cada um apresenta suas especificidades. Logo, o planejamento deve ser único. O reaproveitamento de planejamento de projetos já realizados, mesmo que sejam de projetos semelhantes, é um erro comum que pode pôr tudo em risco.

Entretanto, lições aprendidas em gerenciamento de projetos anteriores são insumos para o planejamento dos futuros, e é justamente o que o PMBOK oferece ao leitor.

Ainda mais, é no planejamento que se estabelece uma linha de medição do andamento do projeto chamada de baseline. Ela permite verificar a progressão do projeto e saber se tudo está como planejado. Caso isso não aconteça o responsável deverá tomar as medidas necessárias para por tudo em linha novamente.

Uma ferramenta eficiente para quaisquer tipos de planejamento é a 5W2H, que você pode entender melhor acessando este link.

Desperdício de recursos e tarefas

O desenvolvimento de um cronograma deve levar em consideração as atividades e recursos a serem utilizados no gerenciamento do projeto, isso porque é comum que algumas tarefas devam ser realizadas anteriormente a outras, que só devem ser começadas quando uma primeira for finalizada.

É comum existirem atividades que exigem um pré-requisito, dessa forma parte da equipe pode ficar ociosa enquanto outra sobrecarregada, o que significa uma aplicação inadequada dos recursos disponíveis. Para saber como diminuir os gargalos no processo de produção, clique aqui.

Nesse aspecto, é extremamente importante conhecer a equipe envolvida no gerenciamento do projeto, isto é, conhecer os pontos fortes e fracos de cada um para que a delegação de tarefas seja eficiente e inteligente evitando a sobrecarga e favorecendo o andamento do projeto.

Saiba como otimizar processos e reduzir desperdícios por meio da Filosofia 5s.

Mudanças no Escopo

É frequente que clientes solicitem alterações no projeto e em muitos casos isso pode se tornar um problema, pois a expectativa de entrega de algo não previsto anteriormente é desafiador. Geralmente, essa situação requer modificações no prazo e no custo, o que não é de agrado do cliente. Porém, é preciso que o gerente de projeto seja honesto e incisivo deixando claro essa necessidade para que não afete o sucesso do projeto.

Para saber um pouco mais sobre como satisfazer as necessidades de seu cliente, leia nossa artigo sobre gestão da qualidade!

Além disso, imprevistos podem surgir, como: alterações de mercado, problemas com fornecedor ou necessidades repentinas. Portanto, isso deve ser levado em consideração na definição do escopo e no planejamento para, caso necessário, mudanças sejam realizadas de forma eficiente. É papel do gestor julgar se essas alterações são necessárias e também é de extrema importância que as faça com destreza visando o bom andamento do projeto.

Prazo

A apresentação de um prazo arrojado definitivamente é atrativo e levado em consideração pelo cliente na contratação do serviço. Porém, em muitos casos prazos são estipulados de forma demasiadamente audaciosa, podendo comprometer o andamento do trabalho e clima entre a equipe.

De acordo com o PMBOK, o planejamento do prazo deve ser elaborado com uma equipe experiente e técnica juntamente das pessoas envolvidas no gerenciamento do projeto. Tudo deve ser discutido de forma clara e o cronograma feito de forma criteriosa seguindo previsões fundamentadas. Entretanto, por vezes isso pode não acontecer. Quanto mais arrojado um cronograma maior a possibilidade de atraso, e a consequência disso é o não atendimento das expectativas do cliente.

Problemas com comunicação

A comunicação é fator determinante para o sucesso do projeto, ela deve ser clara e efetiva e realizada com regularidade a fim de manter a equipe unida e objetivando um propósito comum. É essencial manter os integrantes alinhados para que não haja desvio no caminho previamente determinado.

Além disso, manter os stakeholders interessados no projeto é importante. Mantê-los envolvidos e interessados no projeto deve ser uma das preocupações do gestor, procurando sempre deixá-los informados sobre o andamento e recebendo o feedback. É crucial que vejam valor no que está sendo realizado e que estejam cientes dos benefícios que terão do seu projeto.

Solucione seus problemas

O PMBOK é reconhecido mundialmente como o melhor conjunto de práticas para administração de projetos e constantemente atualizado pelo PMI (Project Management Institute). Entretanto, é preciso ir além, o sucesso de seu projeto depende de uma equipe qualificada e dedicada que saiba adequar essas experiências em cada projeto.

Nós da Produção Jr  temos mais de 150 projetos realizados em diferentes empresas e atuamos no ramo da Engenharia de Produção desde 2000 com apoio do Departamento de Engenharia de Produção (DEP) da UFSCar. Entre em contato conosco e agende um diagnóstico gratuito para seu negócio.
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