O QUE É ERP E COMO ELA PODE MUDAR MINHA EMPRESA?
Um dos maiores obstáculos enfrentados dentro de empresas de qualquer tamanho é o controle do fluxo de informações das diversas áreas de atuação. Cada vez mais são procuradas formas de automatizar processos e interligar todos os dados em único lugar de forma prática e segura, e com isso em mente foi criado o ERP.
Mas afinal, o que é ERP?
ERP é uma sigla para “Enterprise Resource Planning” que, em português, significa “Planejamento dos Recursos da Empresa e se refere a softwares que automatizam os principais processos de uma empresa integrando vendas, finanças, compras, cadastros, notas fiscais e relatórios de forma simples e prática. Ademais, como os dados e os processos são armazenados em um único lugar e em tempo real fica fácil compreender informações, manter as distintas áreas sincronizadas e, consequentemente, evitar retrabalho.
O software ERP é um sistema de gestão empresarial.
“O ERP controla a empresa, manuseando e processando suas informações. Todos os processos são documentados e contabilizados, gerando regras de negócio bem definidas e permitindo maior controle sobre alguns pontos vulneráveis do negócio, como a administração de custos, controle fiscal e estoques. A adoção desses sistemas põe fim aos vários sistemas que funcionavam de forma isolada na empresa, com informações redundantes e não confiáveis.” (MILTELLO, K. Quem precisa de um ERP? InfoExame, p. 140, mar. 1999)
Quais as vantagens de ter o sistema ERP na minha empresa?
O sistema ERP traz diversos resultados positivos para a empresa, então, a seguir serão citadas algumas vantagens decorrentes de sua aplicação:
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Automação
O sistema reduz o tempo para efetuar tarefas burocráticas, automatiza atividades e facilita na padronização de processos, consequentemente agiliza o negócio, podendo atender demandas de forma ágil e melhora a colaboração entre diferentes setores.
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Análise de custos
Através da integração das informações dos diferentes departamentos de uma empresa é possível identificar com mais facilidade o fluxo de caixa e a quantidade de dinheiro necessário para continuar as operações. Assim, é possível diminuir os custos de produção sem interferir a produção, identificando os níveis necessários de estoque.
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Vendas e Marketing:
O sistema possibilita monitorar o desempenho tanto dos produtos no mercado quanto da equipe de vendas. Dessa forma, é possível gerenciar de forma mais eficiente e tomar medidas assertivas visando máxima produção e rentabilidade. Além disso, a ferramenta registra as vendas de um produto e avisa quando há uma baixa no estoque, tanto do produto final quanto dos materiais necessários para sua produção, o que diminui falhas nas negociações e produções.
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Transparência e segurança:
Como o sistema ERP cria uma base de dados em um único lugar, fica prático e fácil para os gerentes analisarem todos os processos e às informações das diversas áreas da empresa. Os dados de cada área são montados em uma única tela na forma de dashboard. Através disso, é possível monitorar as demandas de cada setor, e como muitos sistemas permitem uploads de informações para a nuvem, que geralmente contem um nível maior de segurança.
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Integração:
Como foi mencionado anteriormente, o sistema ERP permite acompanhar diversos departamentos da empresa ao mesmo tempo, permitindo que áreas como o financeiro, por exemplo, tenha acesso a área de produção, podendo efetuar o pagamento dos fornecedores sem precisar contatar os responsáveis pela produção. Através do cruzamento de dados pode-se manter tudo sob controle e gerir de forma eficiente as diferentes áreas, como por exemplo, um aumento nos pedidos dos clientes e assim, programação de mudanças no estoque. Assim, toda tomada de decisão favorece o crescimento e fluidez da empresa.
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Diminuição de erros:
Através do uso de um único sistema dentro da empresa e mais fácil acesso às informações ocorre menos erros humanos ou administrativos no processo.
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Tomada de decisões:
O sistema ERP auxilia na identificação de custos, necessidade de investimentos, falhas de gestão e estratégias a serem tomadas. Ademais, permite visualização em gráfico das informações mais importantes e facilita identificar os indicadores de desempenho.
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Uso do trabalho e motivação:
A falta de sistemas integrados e acesso a informações causa mais trabalho que o necessário, causando uma perda significativa de tempo que poderia ser utilizado para tarefas que agregariam mais valor para a empresa. O trabalho repetitivo e burocrático desmotiva os funcionários e evidencia a perda de potencial humano, algo que pode ser usado para impulsionar o negócio.
A minha empresa precisa do sistema ERP?
Nenhuma empresa é igual a outra, afinal cada um tem seus obstáculos, desafios e metas. Contudo, há sinais que deixam evidente há existência de problemas que tendem a acumular.
Os sinais que mostram que a empresa precisa de ERP para otimizar seus processos são:
- Gasto de tempo em tarefas que poderiam ser otimizadas;
- Retenção de informações de outras áreas;
- O gestor precisa ser informado constantemente pelos colaboradores;
- Muitos fornecedores pelo país ou mundo;
- Aquisição de vários softwares que não estão conectados;
- A equipe não tem noção dos níveis de estoque disponíveis;
- O responsável pela produção perde muito tempo tentando coletar informações para aumentar a produtividade e eficiência do negócio;
- O fluxo de informações e compartilhamento de dados é falho;
- Se demora para identificar problemas.
Se alguns destes problemas estão presentes na sua empresa é hora de adotar o ERP para maximizar eficiência, produção e lucro!
Como eu implemento o ERP na minha empresa?
A aplicação de um sistema ERP numa empresa deve ser feita de forma minuciosa e cuidadosa visto que o sistema terá efeito em todas as operações, sendo importante buscar uma ferramenta compatível com o segmento do negócio. Isso deve ser feito através de uma equipe especializada que possa analisar as frustrações e fraquezas da empresa.
A seguir há algumas empresas que trabalham com ERP:
Fique atento na hora de escolher o seu ERP e o fornecedor, preste atenção no tempo para implantação e no custo do produto, pois variam de acordo com a customização, cenário e fornecedor.
O que fazer agora?
Caso o artigo acima o tenha interessado, entre em contato com empresas especializadas em ERP para tirar qualquer dúvida e marcar uma consulta.
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