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Matriz GUT: saiba como fazer priorizações em 4 passos

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Matriz GUT
Você verá neste artigo:

Uma grande dúvida que a maioria das pessoas no ramo empresarial tem é: “qual problema devo resolver primeiro?”  A Matriz GUT veio para responder esta pergunta. Criada em 1981 por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, a ferramenta te diz o que precisa ser resolvido com urgência, e o que pode esperar um pouco.

1. O que é a Matriz GUT?

No ramo empresarial, uma máxima é que problemas irão sempre existir. Por isso, para ter sucesso no seu negócio, a grande questão é saber como priorizar qual problema deve ser resolvido em primeiro lugar. É em cima deste ponto que a Matriz GUT atua, nos fazendo questionar diversos pontos, como: Qual o impacto dos danos que esse problema pode causar? Em quanto tempo esses danos vão ser visíveis? O problema só piora com o tempo? Entre outros. Se você já fez alguma dessas perguntas e não sabia como respondê-las da melhor maneira, continue lendo pois está no lugar certo!

 

A ferramenta de qualidade, criada em meados da década de 1980, é usada para definir prioridades sempre que há diversas ações em jogo. Seu objetivo é determinar a ordem de importância dessas ações, por meio da sua gravidade, urgência e tendência, de modo que, a partir de uma análise qualitativa e quantitativa, seja possível determinar qual problema deve ser mitigado no momento presente, e qual pode ser deixado para o futuro, seja ele próximo ou distante.

 

2. Quais suas vantagens?

A Matriz GUT possui três vantagens principais, que serão listadas abaixo:

Facilidade de uso

Em primeiro lugar, ela é simples e fácil de ser utilizada, podendo ser criada, em poucos minutos, em um software de planilhas, como o MS Excel. Assim como seu próprio nome já indica, seu formato é o de matriz, ou seja, será criada uma tabela em que serão colocados os problemas, as três variáveis principais (gravidade, urgência e tendência) e o resultado final da prioridade.

Apoio à tomada de decisão

Em segundo lugar, ela serve como apoio à tomada de decisão, pois, a partir de sua elaboração e análise, é possível observar quais ações representam riscos para a sua empresa e quão grande serão os seus impactos em um determinado período de tempo. Por isso, recomenda-se que sua realização seja feita periodicamente, isto é, aconteça em uma base regular (por exemplo, toda sexta-feira), para a identificação das prioridades futuras.

Definição de prioridades

Por fim, assim como já foi dito anteriormente, ela é uma ótima ferramenta para administrar a prioridade de cada atividade a ser feita.

 

3. Como construir a ferramenta

Agora que você já entendeu a importância da Matriz GUT, está na hora de aprender como aplicá-la na prática. Antes de começar o passo a passo, é preciso entender como construir a matriz em si, e quais são os seus elementos. 

 

Variáveis: Gravidade, Urgência e Tendência

Em primeiro lugar, vamos compreender o que significam as três variáveis da ferramenta, como atribuir notas a cada uma delas e o que cada pontuação representa.

 

Gravidade

A gravidade representa a intensidade, o grau de impacto que os problemas podem causar caso não se realize nenhuma ação sobre eles. Os danos podem ser avaliados quantitativamente ou qualitativamente. 

A pontuação da variável é indicada por uma escala de 1 a 5, sendo o número 1 o de menor impacto, e o 5 o de maior impacto. Dessa forma, temos:

1 – dano mínimo;

2 – dano leve;

3 – dano regular;

4 – grande dano;

5 – dano gravíssimo.

 

Urgência

Na urgência, é considerado o tempo para o impacto dos danos causados pelo problema, caso nada seja feito sobre ele. 

A pontuação da variável é indicada por uma escala de 1 a 5, sendo que o número 1 representa um período de tempo mais longo, e o 5 um período de tempo mais curto. Dessa forma, temos:

1 – longuíssimo prazo (dois ou mais meses);

2 – longo prazo (um mês);

3 – prazo médio (uma quinzena);

4 – curto prazo (uma semana);

5 – imediatamente (está ocorrendo).

 

Tendência

Por fim, dentro da tendência é analisado o comportamento do problema com o passar do tempo, ou seja, se os danos causados por ele permanecem constantes ao longo do tempo, se são intensificados, etc. 

A pontuação da variável é indicada por uma escala de 1 a 5, sendo que o número 1 denota um dano que desaparece com o tempo, e o 5 um dano que piora muito com o tempo. Dessa forma, temos:

1 – desaparece;

2 – reduz-se ligeiramente;

3 – permanece;

4 – aumenta;

5 – piora muito.

 

Construção da Matriz

Uma vez compreendido como as três variáveis funcionam e como atribuir pontuações a cada uma delas, o próximo passo é a construção da ferramenta em si. Para tanto, deve-se criar uma tabela com 5 colunas principais, contendo, na ordem da esquerda para a direita:

  • Problema: problema presente, desafío a ser enfrentado, descrito de forma resumida e objetiva;
  • Gravidade: pontuar e avaliar quanto à gravidade;
  • Urgência: pontuar e avaliar quanto à urgência;
  • Tendência: pontuar e avaliar quanto à tendência;
  • GUT: produto da matriz

 

Um ponto a se destacar é que, embora a construção da Matriz GUT possa ser realizada individualmente, recomenda-se que seja construída em conjunto, com um grupo de pessoas, para obter melhores resultados advindos de visões distintas.

4. Passo a passo para a implementação da ferramenta:

Liste os seus problemas

O primeiro passo é a listagem de quais problemas estão causando danos na sua empresa, ou podem vir a causar danos no futuro. 

Por exemplo: um gerente de uma determinada empresa poderia ter os seguintes problemas:

  1. Analisar o contrato de locação de um dada máquina;
  2. Treinar novo funcionário;
  3. Realizar o backup do banco de dados da empresa.

Atribua as pontuações para os problemas

Nesta etapa, você deverá seguir as instruções anteriores sobre quais são as variáveis e como atribuir pontos a cada uma delas corretamente.

Voltando ao exemplo do gerente, ele poderia atribuir as seguintes notas, por exemplo:

  1. Analisar o contrato de locação de um dada máquina: Gravidade 3, Urgência 4, Tendência 1;
  2. Treinar novo funcionário: Gravidade 4, Urgência 3, Tendência 3;
  3. Realizar o backup do banco de dados da empresa: Gravidade 5, Urgência 2, Tendência 4.

Além de atribuir notas, é importante, sempre que possível, anexar justificativas a cada uma das notas escolhidas, para uma melhor compreensão do todo.

 

Multiplique cada nota para obter o produto final

O espaço da última coluna da matriz (coluna GUT) é destinado ao resultado final da multiplicação das três variáveis. É por meio dele que iremos saber qual problema deve ser resolvido em primeiro lugar e qual pode esperar um pouco até que seja mitigado.

No caso dos problemas do gerente, temos:

  1. Analisar o contrato de locação de um dada máquina: GUT: 3 x 4 x 1 = 12;
  2. Treinar novo funcionário: GUT: 4 x 3 x 3 = 36;
  3. Realizar o backup do banco de dados da empresa: GUT: 5 x 2 x 4 = 40.

Qual atividade o gerente deve resolver primeiro? Àquela com a maior pontuação. No caso, do gerente, será o backup do banco de dados, seguido do treinamento do novo funcionário e, por último, a análise do contrato. A priorização dos problemas sempre irá seguir uma ordem decrescente, ou seja, o problema a ser resolvido em primeiro lugar é o que possui maior nota, e o que deve ser resolvido por último, o que tem a menor nota.

 

Elabore os planos de ação para resolver os problemas

O quarto e último passo da implementação da Matriz GUT não está somente dentro do escopo da ferramenta, uma vez que diz respeito a como você irá se planejar para resolver cada um dos problemas. Para tanto existem diversas ferramentas e métodos, como o PDCA, voltados para melhorias na sua empresa.

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