Pmbok: conheça o guia para gerenciamento de projetos e solucione seus problemas

O que é gerenciamento de projetos

Gerenciamento de Projetos é definido pelo PMI (Project Management Institute) como a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma eficiente e eficaz. Nesse cenário, o instituto criou o Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um conjunto de melhores práticas na gestão de projetos e base de conhecimento para profissionais da área.

Como o PMBOK pode te ajudar

O Guia não é como uma receita de bolo que deve ser seguido passo a passo, pois, como o livro deixa claro, cada projeto tem suas características e especificidades. Dessa forma, deve ser utilizado como referência e conforme exigido em cada caso.

Quando o projeto não é gerido da melhor forma, é comum que ocorram problemas como os descritos abaixo.

Planejamento falho

O planejamento definitivamente é uma das etapas mais importantes: é onde tudo começa. Um bom gerenciamento de projeto exige um bom planejamento, visto que esse é o momento de traçar o caminho a ser seguido e realizar a divisão de tarefas e responsabilidades entre a equipe.

Para a boa compreensão de suas funções por parte dos integrantes do projeto, a comunicação deve ser eficaz, resultando em um trabalho em equipe eficiente para alcançar as metas e percorrer o passo a passo estabelecidos nessa etapa.

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Além disso, apesar de projetos serem similares em muitos casos, como já mencionado, cada um apresenta suas especificidades. Logo, o planejamento deve ser único. O reaproveitamento de planejamento de projetos já realizados, mesmo que sejam de projetos semelhantes, é um erro comum que pode pôr tudo em risco.

Entretanto, lições aprendidas em gerenciamento de projetos anteriores são insumos para o planejamento dos futuros, e é justamente o que o PMBOK oferece ao leitor.

Ainda mais, é no planejamento que se estabelece uma linha de medição do andamento do projeto chamada de baseline. Ela permite verificar a progressão do projeto e saber se tudo está como planejado. Caso isso não aconteça o responsável deverá tomar as medidas necessárias para por tudo em linha novamente.

Uma ferramenta eficiente para quaisquer tipos de planejamento é a 5W2H, que você pode entender melhor acessando este link.

Desperdício de recursos e tarefas

O desenvolvimento de um cronograma deve levar em consideração as atividades e recursos a serem utilizados no gerenciamento do projeto, isso porque é comum que algumas tarefas devam ser realizadas anteriormente a outras, que só devem ser começadas quando uma primeira for finalizada.

É comum existirem atividades que exigem um pré-requisito, dessa forma parte da equipe pode ficar ociosa enquanto outra sobrecarregada, o que significa uma aplicação inadequada dos recursos disponíveis. Para saber como diminuir os gargalos no processo de produção, clique aqui.

Nesse aspecto, é extremamente importante conhecer a equipe envolvida no gerenciamento do projeto, isto é, conhecer os pontos fortes e fracos de cada um para que a delegação de tarefas seja eficiente e inteligente evitando a sobrecarga e favorecendo o andamento do projeto.

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Mudanças no Escopo

É frequente que clientes solicitem alterações no projeto e em muitos casos isso pode se tornar um problema, pois a expectativa de entrega de algo não previsto anteriormente é desafiador. Geralmente, essa situação requer modificações no prazo e no custo, o que não é de agrado do cliente. Porém, é preciso que o gerente de projeto seja honesto e incisivo deixando claro essa necessidade para que não afete o sucesso do projeto.

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Além disso, imprevistos podem surgir, como: alterações de mercado, problemas com fornecedor ou necessidades repentinas. Portanto, isso deve ser levado em consideração na definição do escopo e no planejamento para, caso necessário, mudanças sejam realizadas de forma eficiente. É papel do gestor julgar se essas alterações são necessárias e também é de extrema importância que as faça com destreza visando o bom andamento do projeto.

Prazo

A apresentação de um prazo arrojado definitivamente é atrativo e levado em consideração pelo cliente na contratação do serviço. Porém, em muitos casos prazos são estipulados de forma demasiadamente audaciosa, podendo comprometer o andamento do trabalho e clima entre a equipe.

De acordo com o PMBOK, o planejamento do prazo deve ser elaborado com uma equipe experiente e técnica juntamente das pessoas envolvidas no gerenciamento do projeto. Tudo deve ser discutido de forma clara e o cronograma feito de forma criteriosa seguindo previsões fundamentadas. Entretanto, por vezes isso pode não acontecer. Quanto mais arrojado um cronograma maior a possibilidade de atraso, e a consequência disso é o não atendimento das expectativas do cliente.

Problemas com comunicação

A comunicação é fator determinante para o sucesso do projeto, ela deve ser clara e efetiva e realizada com regularidade a fim de manter a equipe unida e objetivando um propósito comum. É essencial manter os integrantes alinhados para que não haja desvio no caminho previamente determinado.

Além disso, manter os stakeholders interessados no projeto é importante. Mantê-los envolvidos e interessados no projeto deve ser uma das preocupações do gestor, procurando sempre deixá-los informados sobre o andamento e recebendo o feedback. É crucial que vejam valor no que está sendo realizado e que estejam cientes dos benefícios que terão do seu projeto.

Solucione seus problemas

O PMBOK é reconhecido mundialmente como o melhor conjunto de práticas para administração de projetos e constantemente atualizado pelo PMI (Project Management Institute). Entretanto, é preciso ir além, o sucesso de seu projeto depende de uma equipe qualificada e dedicada que saiba adequar essas experiências em cada projeto.

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