Para entender o que é gestão de comunicações é preciso primeiro compreender a definição de comunicação, palavra que vem do latim communicare, significando tornar comum, compartilhar, trocar opiniões, associar, conferenciar.
A comunicação é o ato de transmissão de uma mensagem, sendo um fator muito importante para qualquer empresa. Uma falha na comunicação gera a necessidade de retrabalho, enquanto que uma comunicação limpa traz coesão ao projeto, onde há uma transparência maior e toda a equipe sabe o que cada um está fazendo e o momento certo que tem para começar seus afazeres.
Outro ponto importante a se destacar é a complexidade das atividades de comunicação que envolvem várias dimensões, alguns exemplos são:
- Comunicação interna: focada nos colaboradores, o público interna da organização;
- Comunicação externa: público externo da empresa, como acionistas, concorrentes, clientes e sociedade em geral;
- Comunicação vertical: ocorre entre os níveis hierárquicos da empresa, ou seja, profissionais de diferentes cargos.
- Comunicação horizontal: somente entre funcionários de mesmo nível hierárquico;
- Comunicação formal: a transmissão de informações através de vias formalizadas, com padrões a serem seguidos;
- Comunicação informal: ocorre como no dia a dia, de maneira mais descontraída, como um diálogo no elevador da empresa.
Dessa forma, a gestão das comunicações consiste em assegurar que as informações sejam claras e coesas desde o emissor até o seu receptor.
Como assegurar uma boa gestão de comunicações?
Segundo o PMBOK, um poderoso guia para a gestão de projetos, os processos de comunicação que asseguram que a geração e distribuição correta das informações são três:
Planejamento do gerenciamento da comunicação
Planejar o gerenciamento das comunicações consiste em coletar, armazenar e distribuir informações para a empresa através de um plano adequado, que irá definir os padrões da transmissão de informações para que ela seja bem sucedida.
Gerenciamento das comunicações
Esse processo consiste em colocar o plano de comunicação em prática, ou seja, gerenciar as informações para que elas sejam dadas no momento correto, sem contatos cruzados ou arbitrários que possam levar a uma mensagem incorreta.
Controle das comunicações
Aqui ocorre a avaliação constante para certificar de que o planejamento esteja ocorrendo como o previsto e se está sendo efetivo, evitando possíveis futuros gargalos de comunicação.
Quais são os benefícios de uma boa gestão de comunicações em uma empresa?
Fluxo de informações eficiente: uma gestão de comunicações eficaz permite um fluxo rápido e preciso de informações dentro da organização. Isso ajuda a evitar atrasos, mal-entendidos e erros causados por comunicação inadequada.
Cooperação e colaboração: Uma comunicação clara e aberta promove a cooperação e a colaboração entre os membros da equipe. Quando todos estão alinhados com os objetivos e as estratégias da empresa, é mais fácil trabalhar em conjunto para alcançar metas comuns.
Tomada de decisões informadas: A comunicação eficaz fornece às partes interessadas as informações necessárias para tomar decisões informadas. Comunicações claras e transparentes ajudam os gestores a obter insights valiosos, identificar problemas e implementar soluções de forma mais eficiente.
Fortalecimento da cultura organizacional: A comunicação adequada ajuda a construir e fortalecer a cultura organizacional. Quando os valores, objetivos e expectativas são comunicados claramente, os membros da equipe se sentem mais conectados e engajados com a empresa, o que pode melhorar a satisfação no trabalho e a retenção de talentos.
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Gerenciamento de crises mais eficiente: Em momentos de crise ou mudança, a gestão de comunicações desempenha um papel fundamental. Uma comunicação clara e transparente ajuda a gerenciar crises de forma mais eficaz, mantendo os funcionários informados, transmitindo mensagens consistentes para as partes interessadas e minimizando o impacto negativo na reputação da empresa.
Como a tecnologia auxilia na gestão de comunicações?
Atualmente, a tecnologia se faz presente em praticamente tudo do nosso cotidiano e, consequentemente, também se tornou essencial no mundo das comunicações.
Os softwares de gestão são cada dia mais procurados para o gerenciamento das comunicações uma vez que permitem ver instantaneamente qual o status da empresa, alimentando o banco de dados com as informações necessárias e gerando relatórios sobre como está o sendo o desempenho do planejamento feito. Alguns exemplos desses softwares que cumprem essa tarefa são: o Jira, Slack, Teams Microsoft e WorkPlace.
A utilização de ferramentas como essas traz uma série de benefícios como:
Comunicação eficiente: oferecem recursos como mensagens instantâneas, chamadas de voz e vídeo, compartilhamento de arquivos e colaboração em tempo real. Isso facilita a comunicação entre colegas de trabalho, equipes e departamentos, agilizando os processos de trabalho.
Colaboração em equipe: permitem que os membros da equipe trabalhem juntos em projetos, compartilhem ideias, documentos e atualizem o status das tarefas. Isso ajuda a melhorar a eficiência, a coordenação e a qualidade do trabalho em equipe, especialmente quando os membros estão geograficamente dispersos.
Acesso remoto: os funcionários conseguem acessar a partir de qualquer lugar, usando dispositivos móveis ou computadores, aumentando a flexibilidade, a produtividade e a capacidade de resposta dos colaboradores, independentemente da localização física.
Histórico e registro de comunicações: geralmente esse softwares mantêm um registro histórico de todas as interações e conversas realizadas na plataforma, o que permite que as equipes acessem facilmente conversas antigas, documentos compartilhados e decisões tomadas. Além disso, o registro pode ser útil para fins de referência, auditoria, treinamento e resolução de disputas.
Diante dessas informações, é notável como a adoção de uma tecnologia para gestão das comunicações otimiza os processos realizados no dia a dia da empresa.
O que podemos concluir da gestão de comunicações?
A implementação de uma gestão eficaz da comunicação visa garantir que as informações sejam transmitidas de maneira clara e coesa para todos os envolvidos, promovendo uma maior interação entre as equipes. É evidente que a comunicação estruturada e integrada desempenha um papel fundamental na empresa, pois evita falhas, previne crises e minimiza possíveis ruídos entre a empresa e seus stakeholders.
Ao estabelecer uma base sólida de comunicação, a organização fortalece seus relacionamentos internos e externos, melhora a eficiência operacional e promove uma cultura de transparência e colaboração.
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Texto escrito por Maria Fernanda Francelino, Pós-Junior da Produção Jr.
