A metodologia LDJ (Lightning Decision Jam) foi desenvolvida pela agência AJ&Smart, inspirada nos princípios fundamentais do Design Sprint. É conhecida por ser o workshop perfeito para resolver problemas de maneira ainda mais rápida e otimizada. Leva cerca de uma hora para ser executado e necessita de um facilitador para conduzir a dinâmica e garantir que todos os passos ocorram dentro do tempo; oferecendo, ao final, resultados tangíveis. 

Esta é uma ferramenta enxuta, e bastante versátil. Pode ser utilizada em situações com uma ou mais adversidades recorrentes a serem solucionadas, por um grupo de pessoas (geralmente entre sete e dez pessoas). Para aplicá-la, é necessário possuir um desafio bem definido. Sendo válido considerar os seguintes pontos:

• Trabalho coletivo e individual, ao mesmo tempo;
• Questões tangíveis são melhores que discussões abstratas;
• Começar é mais importante que estar certo;
• Todos são criativos na hora de resolver problemas.

O processo é estruturado de forma bastante simples, e busca auxiliar na rápida tomada de decisões, permitindo a priorização e qualificação dos desafios, esboço de soluções e entendimento do impacto/esforço para realizar ou testar estas soluções. É separado em etapas que envolvem atividades como brainstorming, definição de problemas, priorização e estruturação de ideias. 

Suas principais vantagens?

1. Proporciona benefícios como a integração do grupo e o pensamento colaborativo para desafios comuns; 
2. Reduz o risco de desperdício de tempo, evitando longas discussões. Visto que, as ideias são escritas individualmente em notas adesivas e votadas em silêncio pelos participantes;
3. Ao contrário das reuniões baseadas em discussões, as ideias podem ser apresentadas sem corte de raciocínio; 
4. Em um curto período de tempo, o grupo delimita os principais pontos de atenção e desafios, identifica soluções tangíveis e de maior impacto, e estabelece um plano de ação. 

 

O que é necessário para realizá-la?

Quando realizada de forma presencial, são necessários alguns materiais, sendo eles:

• Algumas notas adesivas;
• Adesivos de votação (preferencialmente círculos de cores diferentes);
• Canetas que fiquem visíveis nas notas; 
• Temporizador. 

 

No entanto, também é possível realizá-la de maneira remota. Para isso, pode-se utilizar algumas plataformas como Whimsical e Miro para criar templates; além da oportunidade de trabalhar, em apenas um ambiente com vários integrantes.

Igualmente, será necessário utilizar ferramentas online, como Zoom e Google Meets, que permitam a comunicação através de áudio e vídeo entre todos do time, simultaneamente. Tudo para que a LDJ remota ocorra de modo eficiente.

 

O passo a passo para implementá-la em minha instituição?

 

1°  Identificar o desafio e  definir a equipe

 

Será escolhido o problema principal, como “dificuldade na comunicação com os clientes”. Então, com o desafio bem definido, será mais fácil decidir o facilitador e os participantes da LDJ.

Caso a equipe seja maior do que dez integrantes, é recomendado que o problema seja dividido em subproblemas e, concomitantemente, os grupos sejam divididos em até dez pessoas. 

2°  Identificar o que funciona bem e quais as adversidades 

 

Para dar início à LDJ, se possível, o facilitador deverá desenhar um barquinho, como o representado pela imagem abaixo.

Caso não seja possível a realização do desenho, é interessante traçar uma linha horizontal dividindo o espaço em duas partes. 

A partir deste momento os membros entram em ação anotando nas notas, em silêncio e sem discussão, os pontos positivos e o que tem funcionado bem relacionados ao tópico de discussão, colocando-as na região da vela do barquinho.

Ou seja, simbolizando as características que movem a equipe para frente. 

Em seguida, serão listados os problemas, dificuldades e características que o time ainda não possui. Estas notas representam os pontos negativos que tornam o barco mais lento e podem impedi-lo de seguir em frente.

Portanto, serão dispostas na parte inferior, com a âncora. 

Ao final desta etapa, o mural será representado como a imagem abaixo.

 

3° Priorizar os problemas 

 

Esta fase tem duração média de três minutos, na qual cada membro possui direito a três votos, utilizando os adesivos de votação nas questões que considera mais relevantes a serem resolvidas perante ao desafio central. 

Encerrada a votação, o facilitador organizará as notas por prioridade. Como presente na figura a seguir.

 

4° Reenquadrar os problemas 

 

Neste momento, a atividade consiste em transformar o problema em um desafio acionável, em que o facilitador deverá reformular o problema, transformando-o em uma pergunta começando com “Como nós poderíamos”. 

Por exemplo: “Como nós poderíamos nos comunicar de maneira eficaz com os clientes?”. Esta parte faz com que os membros qualifiquem o desafio formulado inicialmente e preparem a mente para projetar diversas soluções. 

 

5° Idealizar soluções 

 

Esta é a etapa para formular soluções potenciais para os desafios priorizados. Cada integrante pode propor, em notas (se possível, em notas de cores diferentes), diversas ideias e, preferencialmente, sem filtro.

Isto é, não  se atenham a questões como esforço para construção da solução, visto que estas soluções serão analisadas na próxima fase. 

6° Priorizar soluções

 

Neste momento os membros têm em média cinco minutos para ler as possíveis soluções e possuem direito a três ou quatro votos, utilizando os adesivos de votação nas sugestões que parecem mais prósperas. 

Novamente, o facilitador as organizará em ordem de prioridade, conforme a figura abaixo.

 

7° Avaliar e escolher soluções

 

Nesta fase, o objetivo é compreender e mensurar o esforço necessário para colocar as soluções em prática e qual seu impacto perante o desafio. 

Para isso será utilizada uma matriz simples “Esforço x Impacto”, na qual o eixo vertical mensura o impacto e o horizontal, o esforço. 

O impacto representa quais efeitos positivos a solução trará caso executada e o quão efetiva será, como otimização de tempo e retorno financeiro. Enquanto o esforço equivale ao tempo, recursos e pessoas necessárias para a execução da solução. 

Portanto, é interessante seguir o seguinte parâmetro:

•  alto impacto / baixo esforço =  fazer imediatamente
•  alto impacto / alto esforço = fazer um projeto
•  baixo impacto / baixo esforço = fazer uma atividade
•  baixo impacto / alto esforço = fazer em último caso

 

8° Avaliar e escolher soluções

 

Esta etapa é a oportunidade de transformar as ideias em soluções tangíveis. 

Para cada solução priorizada na fase anterior, a equipe criará três ações práticas que permitam executá-las em um tempo pré-definido, preferencialmente entre uma a duas semanas. 

Em seguida, é necessário criar, no mínimo, três indicadores chave para validar a solução proposta. Por fim, coletar informações mais qualitativas através de entrevistas com todos que serão impactados pelo experimento.  

Portanto, através da Lightening Decision Jam a equipe pôde definir quais os desafios primordiais, selecionar potenciais soluções e priorizar o que executar. 

Tudo isso, eliminando discussões e substituindo-as por um processo enxuto e estruturado.  Que busca impulsionar a produtividade e promover uma maneira mais ágil para solucionar os infortúnios.  

 

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