5W2H: 7 etapas para os planos de ação da sua empresa
O que é 5W2H?
O 5W2H é uma ferramenta administrativa, em formato de checklist, amplamente utilizada no dia a dia das empresas. Isso se deve por motivos como simplicidade de preenchimento e fácil entendimento dos dados. Esta ferramenta se baseia em 7 perguntas para planejar, de maneira organizada, quais ações devem ser feitas, além de especificar como serão as diretrizes do desenvolvimento do plano de ação da empresa.
O que significa 5W2H?
O termo 5W2H pode parecer complicado quando visto pela primeira vez, mas é muito simples e lógico. Essa sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das 7 diretrizes que guiam a metodologia. Como podemos ver abaixo, são perguntas simples que, quando juntas, abrangem todos os possíveis contextos de um plano de ação:
- What (O quê)
- Why (Por quê)
- Who (Quem)
- Where (Onde)
- When (Quando)
- How (Como)
- How much (Quanto)
Como e por que usar 5W2H?
Existem diversas vantagens relacionadas à utilização da ferramenta 5W2H, como por exemplo a possibilidade de ter uma análise completa do plano de ação. Além disso, a clareza e compreensão das atividades a serem realizadas torna tudo mais fácil. Dessa forma, há economia de tempo e aumento de produtividade. Pensando nisso, segue abaixo a explicação de como usar essa ferramenta:
- What: O que deve ser feito? Qual ação será desenvolvida? (etapas)
Nesta etapa deve-se especificar a ação ou atividade que será executada ou o problema a ser resolvido pela empresa. (AÇÃO/ DESCRIÇÃO/ ETAPAS)
- Why: Por que deve ser feito? Por que foi definida essa solução?
Nesta etapa deve aparecer a justificativa para a realização da ação do item 1, ou qual o resultado esperado a partir dessa ação. (JUSTIFICATIVA/ MOTIVO/ RESULTADO ESPERADO)
- Who: Por quem será feito? Quem é o responsável pela implementação?
Nesta etapa pode-se escolher tanto quem realizará a ação, quanto o responsável por liderar a execução da atividade planejada. (RESPONSABILIDADE PELA AÇÃO)
- Where: Onde será executado?
Nesta etapa deve-se especificar o local onde a atividade será realizada. (LOCAL)
- When: Quando será realizado? Quando deve ser implementado?
Nesta etapa deve-se definir um prazo para a atividade, caso seja algo pontual. Além disso, caso seja um projeto, o ideal é criar um cronograma de realização de atividades e não apenas data de início e término. (TEMPO)
- How: Como deve ser conduzido? Como será feito?
Nesta etapa deve-se incluir a explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos preestabelecidos. Além disso, pode-se incluir quais os métodos que serão utilizados para o cumprimento da atividade. Para saber mais sobre como otimizar o gerenciamento de processos na sua empresa, clique aqui. (PROCEDIMENTOS/ MÉTODO)
7.How much: Quanto vai custar? Quanto será gasto?
Nesta etapa deve-se incluir quais serão os custos envolvidos na realização da atividade. Quando se trata de projetos, esta é a etapa relativa ao orçamento. A análise do fluxo de caixa é essencial para a saúde financeira dos projetos. Clique aqui para ler sobre e leia este artigo para entender a importância do Plano Financeiro. (CUSTOS)
Quando usar?
A ferramenta 5W2H pode ser utilizada em diversas situações, podendo ser aplicada tanto em empresas quanto no âmbito pessoal. Isso acontece porque a finalidade da ferramenta é o aprimorar o planejamento de qualquer tipo de atividade.
Focando, agora, nas possibilidades de utilizar tal ferramenta em empresas, podemos citar várias frentes de utilização. A princípio, a ferramenta 5W2H pode ser utilizada sozinha, quando há a necessidade de colocar em prática ações pontuais dentro da empresa, como por exemplo o envio de um e-mail para os funcionários, a aquisição de um novo equipamento, a manutenção de máquinas antigas, a compra de matéria prima, entre outros. Para saber mais sobre como melhorar os processos na sua empresa, clique aqui.
Além disso, o 5W2H é extremamente útil quando atrelado a outras ferramentas, planejamentos estratégicos ou planos que necessitam de ação. Um exemplo dessa utilização é atrelá-lo à análise SWOT. A análise SWOT considera aspectos internos (pontos fortes e pontos fracos) e externos (oportunidades e ameaças) da empresa. Assim, após a análise SWOT, várias ações precisam ser tomadas, como melhorar os pontos fracos, o que será feito para aproveitar as oportunidades e como reduzir os riscos das ameaças. Assim, são elencadas questões como:
- “O que será feito para minimizar os pontos fracos? (What)”
- “Por que será feito dessa forma? (Why)”
- “Quem será o responsável por minimizar esses pontos? (Who)”
- “Onde serão feitas as ações que minimizarão os pontos fracos? (Where)”
- “Quando serão feitas tais ações? Qual o cronograma das atividades? (When)”
- “Como o ponto fraco será minimizado? (How)”
- “Qual será o investimento para realizar as ações que minimizarão os pontos fracos?” (How much)”
Para facilitar o entendimento do que foi explicado ao longo desse artigo, segue abaixo um exemplo prático de como o 5W2H pode ser utilizado em uma empresa.
- Exemplo 1 (ação pontual): Um departamento de Meio Ambiente elaborou o seguinte plano para ação corretiva sobre vazamentos de óleo constantes no piso de um fábrica.
O que: Verificar todas as torneiras e mangueiras.
Onde: Todas as torneiras, mangueiras e tambores de óleo do almoxarifado.
Quem: Ricardo (funcionário)
Quando: até 23/06
Por que: Identificar pontos de ruptura.
Como: Inspeção visual, verificar data de vencimento das mangueiras.
Quanto: Sem custo, apenas deslocamento de funcionário.
- Exemplo 2 (projeto):
Empresa X
Plano de ação: solicitar uma consultoria em produtividade
Responsável: Setor Administrativo Financeiro
Data prevista: de 10/janeiro até 03/fevereiro
Objetivo: facilitar significativamente o registro de dados e extração de relatórios para avaliação de indicadores e gestão administrativa financeira
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