O que é uma ferramenta de gestão de estoque?

A utilização de uma ferramenta de gestão de estoque possibilita, de forma prática e intuitiva, o registro das movimentações dentro de uma empresa, garantindo rastreabilidade e confiabilidade das informações. A partir da alimentação dessa base de dados, dashboards gerenciais com indicadores estratégicos passam a ser atualizados, apoiando um controle mais seguro e eficiente do estoque.

Ao longo desse artigo, você compreenderá como a ferramenta de gestão de estoque contribui para um gerenciamento mais assertivo na 3M Produções.

Mas afinal, quem é a 3M Produções?

A 3M Produções é uma empresa especializada no desenvolvimento e execução de projetos voltados para eventos e ações promocionais. Dentro de seu portfólio, atua na construção de stands, quiosques, cenografia, arquitetura de interiores, arquitetura promocional, lojas, showrooms, displays e PDV.

A empresa tem como foco o desenvolvimento de soluções voltadas à comunicação de marca e à estruturação de ambientes utilizados em estratégias de divulgação e posicionamento.

Os desafios da 3M:

O portfólio de atuação da 3M necessita que materiais saiam e entrem no estoque com frequência, durante o processo de construção e desmontagem dos projetos. Nesse sentido, muitas peças também acabam sendo deterioradas e precisam ser descartadas, o que requer uma nova compra para suprimento do estoque.

Em meio a essa rotina, alguns problemas se tornaram perceptíveis, como saídas de materiais sem registro e contagens manuais, que dificultavam o controle de custos e reposições. Observava-se a realização de compras com urgência, sem planejamento ou informações consolidadas que permitissem o acompanhamento de margens e consumo real.

Além disso, eram recorrentes as dificuldades relacionadas ao controle financeiro, decorrentes da falta de visibilidade sobre o orçamento disponível de cada projeto e sobre os valores já utilizados ao longo de sua execução. Esse conjunto de fatores dificultava o acompanhamento preciso dos recursos e impossibilitava o gestor de ter uma visão clara e em tempo real do estoque, comprometendo a qualidade das decisões estratégicas.

A Ferramenta de Gestão de Estoque

Foi nesse cenário que a ferramenta de gestão de estoque ganhou destaque. Todo o seu desenvolvimento foi realizado com a utilização da ferramenta Excel, e seu funcionamento é estruturado com base em quatro pilares:

• Aba cadastro;
• Aba entradas/saídas;
• Aba controle de estoque;
• Aba solicitação.

As abas são automatizadas e funcionam de forma complementar.

A aba cadastro é o local em que todos os produtos que chegam à loja devem ser cadastrados. Entretanto, para que o cadastro seja finalizado, é necessário passar previamente pelas abas cadastro do produto, cadastro de responsável e cadastro de projeto. Essas três abas, integradas por meio de fórmulas e automações do Excel, fornecem as informações necessárias para que o cadastro seja concluído corretamente. Além disso, elas são muito importantes, pois também fornecerão informações para outras abas, como será visto adiante.

As abas entradas e saídas são responsáveis por registrar as movimentações ocorridas no estoque. Quando um item chega à loja por meio de compra, solicitação ou devolução proveniente de outro projeto, deve ser realizada sua entrada, registrada pelo preenchimento das colunas Data de Entrada, Produto e Custo Total (automatizadas), Código-Índice, Responsável, Tipo e Quantidade. De forma oposta, quando o item é necessário para utilização em algum projeto, deve ser realizada sua saída, registrada pelo preenchimento das colunas Data de Saída, Produto, Estoque Atual e Valor em Estoque Total (automatizadas), Projeto, Código-Índice, Quantidade, Responsável.

A partir dessas movimentações, os dados obtidos alimentam a aba responsável por gerar os principais insights gerenciais da ferramenta: a aba controle de estoque.

A aba controle de estoque é totalmente automatizada e utilizada de maneira visual para checagem dos produtos em estoque, seu valor em estoque, a sua quantidade e, a partir disso, identificação de situações em que o estoque do produto se encontra em nível crítico. Essa verificação é realizada por meio da comparação automática entre o estoque mínimo definido no cadastro do produto e o estoque atual disponível.

Por fim, a aba solicitação surge como resposta a uma demanda importante trazida pela 3M, a necessidade de um sistema que centralizasse e processasse os pedidos de materiais requeridos pelos funcionários do almoxarifado. Nesse sentido, foi estruturado um formulário de solicitação para preenchimento pelos funcionários conforme demanda. Após o envio, os pedidos passam a aparecer automaticamente na aba solicitação. Dessa forma, os gestores podem acompanhá-los e seguir para a aprovação ou não. Caso aprovado, o sistema parte para confirmação do estoque do material. Em situação positiva, é registrada sua saída do estoque. Em situação negativa, será necessária a realização da compra. Quando o material chegar, será registrada sua entrada e posteriormente sua saída em direção ao almoxarifado.

A aba solicitação comanda todo o processo anterior, direcionando o usuário da ferramenta por todas as etapas citadas e contribuindo para um projeto completo, personalizado e alinhado às expectativas e demandas do cliente.

Desse modo, estrutura-se o funcionamento geral da ferramenta. Para sua utilização, as abas em geral requerem digitação e o fornecimento de informações pelo responsável pelas movimentações, mas no funcionamento interno muitas informações são transmitidas e registradas entre as abas por meio da automatização e do uso de scripts, o que facilita sua utilização.

É aqui que entra a Dashboard, elas são painéis visuais que apresentam informações e indicadores de forma organizada e intuitiva. Eles reúnem dados e os transformam em gráficos, tabelas e métricas que facilitam o acompanhamento de resultados e a tomada de decisões.

Com todo o banco de dados gerado dentro da ferramenta, gráficos e cartões interativos são criados dentro do software Power BI. Todas as movimentações feitas no Excel são refletidas nas dashboards, responsáveis por facilitar a priorização de ações e o acompanhamento contínuo do estoque da 3M.

Soluções Aplicadas pela Combinação Ferramenta de Gestão de Estoque + Dashboards

A integração entre a ferramenta de gestão de estoque desenvolvida em Excel e as dashboards elaboradas no  consolida um sistema de acompanhamento estruturado e orientado por dados. A partir do registro padronizado das movimentações de entrada e saída de materiais, a base de dados é continuamente atualizada, permitindo a geração automática de indicadores visuais que apoiam o acompanhamento do desempenho do estoque.

Nesse contexto, a solução implementada possibilita ao gestor uma análise mais clara e estratégica das operações por meio de:

• Monitoramento do consumo de materiais por projeto, permitindo identificar quais itens são mais utilizados em cada tipo de montagem ou estrutura desenvolvida pela empresa;
• Visualização do valor financeiro imobilizado em estoque, contribuindo para uma gestão mais eficiente dos recursos e melhor controle sobre o capital investido em materiais;
• Identificação de itens próximos ou abaixo do estoque mínimo, possibilitando antecipar necessidades de reposição e evitar interrupções nas atividades operacionais;
• Acompanhamento do histórico de movimentações, garantindo maior rastreabilidade sobre entradas, saídas e responsáveis pelas movimentações registradas;
• Análise de padrões de utilização dos insumos, permitindo compreender tendências de consumo e apoiar decisões relacionadas ao planejamento de compras;
• Organização das informações em painéis interativos, facilitando a interpretação dos dados e a priorização de ações por parte da gestão;
• Centralização das solicitações de materiais, permitindo o registro, acompanhamento e validação dos pedidos diretamente na ferramenta.

A adoção de uma ferramenta estruturada de gestão de estoque representa um avanço significativo no controle dos recursos materiais. Ao substituir práticas manuais e descentralizadas por um sistema integrado de registro e análise de dados, a empresa passa a operar com maior organização, previsibilidade e confiabilidade das informações.

Além de organizar as informações e estruturar o controle das movimentações, a ferramenta amplia a capacidade de análise da gestão ao transformar dados operacionais em indicadores estratégicos para a tomada de decisão. No caso da 3M Produções, a solução foi desenvolvida integralmente do zero, com foco nas necessidades específicas da operação. Esse nível de personalização faz com que a ferramenta se destaque como uma solução única no mercado, construída sob medida para o cliente e totalmente alinhada às necessidades reais da operação.

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