O 5W2H é uma ferramenta de Gestão Empresarial, que é composta por 7 perguntas essenciais, que visam fornecer uma maior organização para os projetos dentro de uma empresa.

Por se tratar de uma ferramenta simples, muito útil e flexível, ela ganhou destaque entre aquelas empresas que querem crescer de maneira orgânica e acelerada.  

A ferramenta surgiu no Japão, por profissionais da área automotiva, que buscavam uma maneira de otimizar o tempo de produção, sem perder a qualidade em seus serviços. Portanto criaram o 5W2H, que se trata de um checklist de atividades específicas, que garantiram uma execução mais clara de suas tarefas.

O nome 5W2H se dá pelo fato de que são 5 perguntas com as iniciais “W”, e 2 com as iniciais “H” todas em inglês, sendo elas:  

• What (O que?): descrição do que será feito, deixando claro o caminho a se seguir. 
• Why? (Por que?): definição do porquê será feito, garantindo que há um motivo certo.  
• Who (Quem?): definição do responsável de realizar a tarefa estipulada. 
• When (Quando?): quando será realizado, a fim de estipular prazos para serem cumpridos. 
• Where (Onde?): onde serão realizadas, definindo local ou departamento da empresa. 
• How (Como?): como será realizado, especificando ações para que a meta seja alcançada. 
• How Much (Quanto?): quanto custará essas ações, para ser repassado ao financeiro. 

Quando essas perguntas são respondidas, formam um plano de ação muito objetivo e claro para quem está implementando a ferramenta. Para ajudar nesse ponto, veja aqui as 7 etapas para os planos de ação da sua empresa. 

5 motivos para utilizar o 5W2H na sua empresa

Algumas dúvidas podem ser levantadas acerca da eficácia da ferramenta se comparada à outras existentes no mercado, por se tratar de uma metodologia simples, passa uma ideia de que elas sejam eficientes apenas em empresas de menor porte, mas apresentaremos 5 motivos para desmistificar essas dúvidas. 

Ferramenta acessível 

Muitas vezes nos deparamos com outras ferramentas no mercado que prometem grandes resultados para sua empresa, porém acabam sendo muito complexas e de difícil utilização. Já o 5W2H, por se tratar de uma matriz de perguntas e respostas rápidas, aumenta a facilidade de ser manuseada, além de ser uma ferramenta sem custos, e ter muito material na internet acerca dela. 

Implementação de ideias 

Quantas vezes você já teve grandes ideias, mas elas nunca saíram do papel por não saber onde nem como iniciar a alocação de esforços? Com a ferramenta 5W2H, a visualização do que e como deve ser feito fica muito mais simplificada, pois justamente sua proposta é facilitar a organização dos processos e dos projetos dentro da empresa. 

Versatilidade 

Como já foi tratado acima, a metodologia pode ser aplicada em qualquer tipo de empresa, tamanho e área de atuação. Se a sua empresa é de pequeno porte, a ferramenta auxiliará você por ser uma ferramenta grátis e eficiente. Já se for uma empresa de grande porte, o 5W2H ajudará na organização dos processos de todas as áreas de sua empresa, garantindo planos de ações mais estruturados. 

Gestão de tempo 

No dia-a-dia dentro da empresa, perdemos muito tempo procurando onde as informações estão localizadas. Isso acaba consumindo um período muito grande e ficamos sujeitos a confusões. Com a ferramenta 5W2H é possível manter todas as informações em uma única matriz, facilitando para o gerente buscar informações de maneira mais ágil, podendo despender seu tempo em outras atividades de maior importância.

Planejamento de custos 

Algo comum de acontecer durante a execução de processos é a dúvida de quanto se gastará com essas ações. Isso pode ocasionar em um aparecimento de gastos não contabilizados durante a operação. Como a ferramenta engloba o valor de cada tarefa a ser realizada, faz com que se tenha uma melhor gestão de custos, auxiliando na hora de contabilizar os gastos totais de uma devida ação em sua empresa. 

Passo a passo para implementar o 5w2h na sua empresa

Passo 1: 

Definir onde a ferramenta será utilizada, como por exemplo uma tarefa, projeto, ação, um processo, etc. 

Passo 2: 

Responder as 7 perguntas propostas pela ferramenta 5W2H, de forma sucinta, visando expor as ideias que devem ser seguidas de maneira clara e objetiva, para que haja um entendimento de todos que a olharem. 

Passo 3: 

Após responder as perguntas, analisar o conjunto de maneira geral, buscando entender se faz sentido todas as questões propostas. 

Por fim, organizar e utilizar as informações coletadas para montar um planejamento estratégico, tático e operacional para cumprir as metas estabelecidas.  

Passo 4: 

Durante a implementação das tarefas, manter a cultura de feedbacks sempre ativa, checando a matriz para analisar se os itens propostos ainda fazem sentido para o plano de ação, e alterando sempre que possível para manter uma maior fidelidade às perguntas do 5W2H. 

Agora que você conheceu a ferramenta 5W2H e ainda busca melhorias para sua empresa deslanchar, entre em contato com um dos nossos consultores e agende seu diagnóstico online e gratuito! 

Texto escrito por Henrique Sia, membro Pós-Junior da Produção Jr.